КОМЕК МАШИНЕРИ — дистрибьютор спецтехники Komatsu для горных, лесных и строительных работ. Техника стоит десятки миллионов, а цикл сделки растягивается на несколько месяцев. Поскольку компания привлекала клиентов с помощью интернет-рекламы, ей было важно понимать, с какого канала и по какой цене приходят лиды.

Однако сделки заводились только в 1С: информация о заказчике, источники трафика и конверсии терялись, что мешало планировать рекламные бюджеты. С приходом новой команды маркетинга обновился сайт, и компания решила автоматизировать CRM и настроить сквозную аналитику. Для этого заказчик обратился в Вебформат.

Основная цель, которую преследовал заказчик — настроить сквозную аналитику в маркетинге, чтобы принимать решения не вслепую, а на данных об источниках трафика, о каналах и конверсиях лидов. Для этого было необходимо интегрировать сайт и CRM, а также сторонние сервисы вроде коллтрекинга. В итоге все данные должны были сводиться в Битрикс24. Проект стартовал в 2017 году. 

Разработали документацию, которая учитывает всю специфику бизнеса

Сама по себе интеграция в Битрикс24 — технически несложная. Но чтобы сделать все правильно, нужно качественно описать бизнес-процессы: понять, кто за что отвечает, разграничить зоны ответственности и проследить весь путь заявки.
Для этого специалисты Вебформата провели интервью с ключевыми пользователями и описали процессы «как есть». После этого началась разработка бизнес-процессов «как должно быть». В документе была учтена специфика бизнеса, роли и доступы сотрудников — только так можно обеспечить прозрачность процессов. Весь ход заявки был регламентирован в пользовательских сценариях — в них прописаны все действия и тайминги сотрудников.

Вся CRM выстраивается не вокруг клиента, а вокруг техники: компании важно понимать, сколько часов эксплуатировалась техника, когда нужно предложить ремонт, когда нужно допродать запчасти. 
Работа с заявкой была поделена на несколько процессов:

• продажа,
• ввод в эксплуатацию,
• эксплуатация,
• сервис, ремонт,
• перепродажа.

Чтобы завести эти процессы в CRM, специалисты Вебформата создали отдельную сущность «Парк техники»: в ней была агрегирована вся информация о технике и сделках.

Разработка рабочей документации заняла три месяца. После ее утверждения логика сценариев работы с заявками была перенесена в Битрикс24 — прототип был собран из стандартных функций продукта.

Настроили сквозную аналитику, чтобы маркетинг был с опорой на данные

Процесс работы со входящими лидами стал более прозрачным: руководители подразделений могли опираться на живые исторические данные для принятия решения. С помощью интегрированной сквозной аналитики отдел маркетинга стал понимать, сколько денег приносит реклама по каждому каналу. В итоге компания получила возможность считать возврат с инвестиций в маркетинг.

Руководство компании приняло решение внедрять систему не только в отделе маркетинга, но и в отделе продаж.

Интегрировали Битрикс24 и Power BI, чтобы держать руку на пульсе

Чтобы отслеживать план-факт по продажам, ключевые показатели и тренды, руководителям были необходимы точные и удобные отчеты. Чтобы их создать, было необходимо выгрузить данные по встречам, звонкам, сделкам и оплатам из Битрикс24 в Power BI.
Вебформат настроил выгрузку, хранение и визуализацию xml-файлов.

Сегментировали базу клиентов, чтобы работать не на авось

Специалисты отдела продаж в крупных компаниях с длинным циклом сделки иногда могут работать с теми, с кем им удобно, а не с теми, с кем максимально выгодно компании. Чтобы не упускать из вида крупных и важных клиентов, мы автоматизировали сегментацию клиентов в CRM.

Битрикс24 автоматически присваивает ранг клиенту по выручке, количеству обращений и другим параметрам. В зависимости от ранга меняется частота контакта. 

С помощью такого инструмента касания с ключевыми клиентами становятся более систематическими, а руководители четко контролируют коммуникацию сотрудников.

Упростили работу с CRM для полевых сотрудников

Автоматизация и сведение всех процессов по сделкам в единую CRM на базе Битрикс24 позволяет максимально эффективно собирать и анализировать данные. Однако от этого не будет прока, если менеджеры будут саботировать CRM из-за ее неудобства. Особенно это касается сотрудников, которые работают «в полях» и той информации, которая касается результатов сделок.

Для полевых сотрудников КОМЕК специалисты Вебформат разработали специальный чат-бот в Телеграме. С его помощью менеджерам по продажам не обязательно заходить в CRM: информация из приложения автоматически попадает в нужные поля в карточку дела в Битрикс24.

Помогли компании стать более датацентричной

Сквозная аналитика, интеграция со сторонними сервисами и различные доработки Битрикс24 позволяют компании консолидировать все данные в одну CRM и сводить информацию о продажах и обслуживании техники. Теперь компания видит полный цикл работы с клиентом — от запуска рекламы до постэксплутационного обслуживания. С помощью сторонних сервисов заказчик может выгружать отчеты в разных разрезах и контролировать работу сотрудников, оперативно влиять на процессы и принимать решения на основе данных.

Результат

Настроенная система, в которой можно вести всю необходимую работу с клиентами, почти не используя сторонние программы. Выездные менеджеры могут указывать результаты встреч в Битрикс24 через telegram-бота, а руководители смотреть отчёты с самыми актуальными данными в PowerBI.

Если вам требуется автоматизация или сложная автоматизация, оставьте заявку. Наши специалисты ответят на все ваши вопросы и подберут самое выгодное решение задач.

Мы давно сотрудничаем с компанией Вебформат по CRM и по сайту. Всегда все задачи выполняют в срок, техподдержка всегда оперативно отвечает и готова помочь по сложным вопросам в формате "звонка". Лояльный подход к документообороту! Хорошие компетенции в PowerBI  и в различных интеграциях с сервисами! По Б24 считаю лучший подрядчик в городе, всем рекомендую!

— Антон. ООО "КОМЕК МАШИНЕРИ"