Компания Nota Bene с 1998 года производит одежды для детей. Имеет широкий ассортимент и занимается оптовыми и розничными продажами продукции.

Клиент поставил задачу полностью автоматизировать процесс согласования системы мотивации каждого сотрудника с возможностью отслеживания стадий согласования в смарт-процессе.

Ранее процесс согласования системы мотивации сотрудников в компании проходил через Задачи в Битрикс24, где обсуждения велись в комментариях. Однако этот способ оказался неудобным — комментарии могли теряться, а процесс становился непрозрачным. В процессе участвуют:

• Руководитель отдела- Сотрудник КДП (кадровый документооборот)
• HRD (директор по персоналу)
• Операционный директор по коммерции и аналитике
• Финансовый директор
• Генеральный директор 

Для различных отделов процесс согласования различается:

• Для первых 3-х отделов не участвует операционный директор по коммерции и аналитике
• Для следующих двух отделов согласуют все роли
• Для оставшихся двух отделов не участвуют операционный директор по коммерции и аналитике, а также финансовый директор.

На платформе Битрикс24 был разработан автоматизированный бизнес-процесс, включающий следующие этапы:

• 1. Запуск процесса. В конце месяца сотрудник КДП запускает бизнес-процесс в Ленте Новостей, указывая отдел, его руководителя и период сдачи KPI.

2. Создание карточки смарт-процесса. Система автоматически формирует карточку по выбранному отделу.

3. Сбор документации. Руководителю поступает Задание приложить документ (Excel) в специальное поле и отправить его на согласование сотруднику КДП.

4. Проверка документа. Сотрудник КДП получает Задание, скачивает документ и знакомится с ним. Итогом выполнения задания является либо согласование документа, либо его отправка на доработку руководителю.

5. Этапы согласования

• При согласовании КДП документ поступает HRD
• HRD изучает документ, после чего либо согласовывает его, либо отправляет на доработку руководителю или КДП (без ограничений в количестве доработок)
• После согласования HRD процесс продолжается по установленной цепочке участников
• Каждый участник может отправлять документ на доработку предыдущим согласующим неограниченное количество раз.

6. Отслеживание статусов. При каждом изменении статуса карточка смарт-процесса автоматически перемещается на соответствующую стадию канбана, а поле "Процесс согласования" обновляется.

7. Завершение процесса. По окончании всех согласований руководитель получает уведомление о том, что документ по системе мотивации сотрудников его отдела успешно утвержден.

Результат

Автоматизация процесса позволила ускорить согласование, исключив потери информации и задержки. Прозрачность и контроль обеспечены за счет фиксации всех этапов в системе, а уведомления и визуализация в Канбан-доске позволяют участникам оперативно отслеживать статус документа. Внедренное решение снизило нагрузку на HR-департамент и упростило взаимодействие между отделами, сделав процесс более удобным и эффективным.

Внедрение подобных решений в Битрикс24 позволяет:

• Минимизировать человеческий фактор, исключая ошибки, возникающие из-за потери комментариев или несогласованности действий.
• Оптимизировать время согласования, благодаря четкому регламенту и прозрачности процесса.
• Повысить контроль над процессами, предоставляя руководству детализированную аналитику по каждому этапу согласования.
• Упростить документооборот, сделав его цифровым и централизованным. 

Такой подход особенно полезен для российских компаний, работающих в сфере производства, ритейла, финансов, а также для предприятий с большим штатом сотрудников. Снижение нагрузки на HR-департаменты и управленцев позволяет сосредоточиться на стратегических задачах и повышении конкурентоспособности бизнеса.

Хочу выразить благодарность компании Вебформат за отличную работу по реализации бизнес-процесса в Битрикс24 для согласования KPI сотрудников. Задача была достаточно специфичной, так как нужно было не только ускорить процесс согласования, но и сделать его максимально прозрачным, чтобы все участники могли видеть комментарии и изменения. В результате, разработанный раздел в Битрикс24 стал удобным инструментом для нас: теперь мы просто заводим карточку, выбираем руководителя, и процесс согласования запускается автоматически. Все действия фиксируются, а команда может следить за ходом согласования в реальном времени, что значительно уменьшает количество ошибок и повышает скорость работы. Очень довольны результатом и благодарим за качественное решение!

— Наталия. Компания "Nota Bene"